Положение о подсчете и контроле посетителей выставочного мероприятия

При подсчете количества посетителей выставочных мероприятий организаторами и их контроле аудиторской фирмой организаторы выставок и аудиторская фирма руководствуются следующими правилами:

1. Стандарты подсчета/качественный анализ посетителей

Подлежат обязательному подсчету:

общее количество посетителей;
количество отечественных посетителей;
количество иностранных посетителей;
количество посетителей-специалистов/коммерческих посетителей от общего числа посетителей.

Качественный состав посетителей, особо посетителей-специалистов, определяется в результате анкетирования. Анкетирование производится в процессе выборочного или полного опроса посетителей.

Размер выборочного опроса зависит от общего количества посетителей и от точности, предъявляемой к результатам анализа.

На мероприятии с числом посетителей до 3000 человек должен быть проведен опрос не менее 8% посетителей.
На мероприятии с числом посетителей от 3000 до 5000 человек должен быть проведен опрос не менее 250 посетителей.
На мероприятии с числом посетителей от 5000 до 10000 человек должен быть проведен опрос не менее 5% человек.
На мероприятии с числом посетителей от 10000 до 25000 человек должен быть проведен опрос не менее 500 посетителей.
На мероприятии с числом посетителей от 25000 до 50000 человек должен быть проведен опрос не менее 2% посетителей.
На мероприятии с числом посетителей свыше 50000 человек должен быть проведен опрос не менее 1000 человек.

Опросы должны проводиться в период всех дней работы выставочного мероприятия. В анкете должны быть четко сформулированы вопросы. После сбора заполненных анкет проходит их компьютерная обработка.

При желании организатора мероприятия в анкету могут быть внесены дополнительные вопросы, раскрывающие качественные параметры, не входящие в перечень обязательных стандартов выставочного мероприятия. Все аспекты данного процесса оговариваются заранее со стороной, проводящей выставочный аудит.

Количество посетителей может быть определено с различной степенью достоверности. Степень достоверности зависит от условий, реализуемых при подсчете данных.

2. Степени достоверности данных:

максимальная;
высокая;
достаточная.

Максимальная степень достоверности подсчета данных:

Максимальная достоверность подсчета количества посетителей обеспечивается последующей проверкой данных, полученных в результате обязательной электронной регистрации посетителей.
Каждый посетитель обязан пройти процедуру регистрации, которая заключается в заполнении разработанной электронной анкеты, в обмен на которую выдается уникальный бейдж посетителя.
Проход посетителя на территорию проведения мероприятия осуществляется только при наличии уникального бейджа.
Подсчет прихода одних и тех же посетителей в последующие дни ведется путем обязательной регистрации каждого уникального бейджа посетителя на всех входах на выставку с последующим подсчетом полученных результатов.
После окончания мероприятия производится компьютерная обработка полученной информации для исключения дублирования и контрольный обзвон по базе данных посетителей, после чего делается итоговое заключение об общем количестве посетителей мероприятия. Размер выборки для обзвона определяется исходя из общего количества посетителей, и регламентируется международными стандартами (см. п. Размер выборочного опроса)
Для обеспечения максимальной степени достоверности подсчета данных компания, проводящая аудит выставочной статистики должна иметь право:
на проверку работы электронной системы регистрации;
на проверку базы посетителей на предмет отсутствия повторных записей;
на проверку достоверности базы данных посетителей методом выборочного обзвона посетителей.

Высокая степень достоверности подсчета данных:

Высокая степень достоверности подсчета количества посетителей обеспечивается их обязательной неэлектронной регистрацией, проходящей на данном выставочном мероприятии.
Каждый посетитель обязан пройти процедуру регистрации, которая заключается в заполнении разработанной анкеты, в обмен на которую выдается бедж посетителя.
Проход посетителя на территорию проведения мероприятия должен осуществляется только при наличии беджа.
После окончания мероприятия полученное количество анкет подсчитывается вручную, делается контрольный выборочный обзвон посетителей, после чего делается итоговое заключение об общем количестве посетителей мероприятия. Размер выборки для обзвона определяется, исходя из общего количества посетителей, и регламентируется международными стандартами (см. п. Размер выборочного опроса).
Подсчет повторных проходов посетителей в последующие дни ведется путем обязательного подсчета всех посетителей, прошедших на выставку с помощью специального оборудования и анализа полученных результатов.
Для обеспечения высокой степени достоверности подсчета данных компания, проводящая аудит выставочной статистики, должна иметь право:
- на проверку достоверности анкет, заполненных посетителями данного мероприятия;
- на установку оборудования, осуществляющего подсчет количества посетителей выставки на всех входах на выставку.

Достаточная степень достоверности подсчета количества посетителей:

Достаточная степень достоверности подсчета количества посетителей обеспечивается подсчетом количества проданных/именных билетов с корректировкой, выполненной путем измерения потока посетителей за единицу времени на каждом из входов в выставочный комплекс, и последующей интерполяцией полученных значений.
На организаторов выставочного мероприятия возлагается обязательное предоставление данных о проданных/именных билетах в виде справки, заверенной печатью и подписью ответственного лица.
Для обеспечения достаточной степени достоверности подсчета данных компания, проводящая аудит выставочной статистики должна иметь право:

на установку оборудования, осуществляющего подсчет количества посетителей выставки на всех входах на выставку;
на получение ежедневных данных о количестве поданных/именных пригласительных билетов.

Компания, проводящая аудит выставочной статистики мероприятия, имеет право использовать методы подсчета посетителей, обеспечивающие различные степени достоверности данных. В этом случае в Свидетельстве аудиторской проверки статистических показателей выставочного мероприятия степень достоверности данных о количестве посетителей определяется по низшей из степеней.